Как тратить меньше времени на рутину в отеле? Топ-3 инструмента для автоматизации

Работники отелей много времени тратят на рутинные процессы. Гости сменяют друг друга, каждую операцию с каждым новым бронированием и заселением необходимо проделывать вновь и вновь. Эксперт сервиса Контур.Отель Ксения Богоявленская рассказывает, какие IT-решения помогут отельерам избавиться от рутины 一 быстрее внести данные гостя в систему, упростить оформление документов и собрать данные, которые помогут проанализировать работу с партнерами.

Как быстрее внести данные гостя в систему управления

При заселении гость обязан предоставить документы, а гостиница 一 проверить их, внести данные в систему и зарегистрировать проживающего в УВМ МВД. Даже на внесение данных паспорта требуется время, а его, особенно с учетом большого потока гостей, у администратора всегда не хватает.

Если автоматизировать внесение данных, сотрудники службы приема и размещения быстрее заселят гостя, это повысит уровень сервиса и уменьшит риск сделать ошибку. Ведь данные и цифры проще сверить и скорректировать, чем заносить вручную.

Современные системы управления отелем имеют возможности интеграции со сканерами или встроенные в сервис опции для распознавания данных паспорта. Например, в Контур.Отеле есть возможность заполнить профиль гостя и анкету с помощью распознавания паспорта гражданина РФ:

• сотрудник отеля сканирует или фотографирует паспорт, загружает файл;
• сервис распознает серию и номер паспорта, дату и место выдачи, ФИО, пол, год и место рождения;
• сервис переносит данные в карточку гостя в разделе «Профили гостей» и анкету для постановки на учет гражданина РФ. Файл со сканом паспорта автоматически приложится к карточке и анкете.

Как упростить оформление документов о проживании

В гостиничном деле есть действие, которое повторяется несколько раз в день для каждого гостя и занимает много времени. Это формирование документов для самого постояльца или компании, которая направила его в командировку и забронировала гостиницу. Счета, акты и квитанции приходится оформлять, когда появилось новое бронирование или гость уже поселился в отеле.

Казалось бы, можно просто распечатать готовые формы из сервиса по управлению отелем. Но иногда отельерам нужно создать свои файлы вместо стандартных 一 добавить логотип, поменять текст, заменить данные на формах. В итоге администратор тратит время на то, чтобы проделать эти операции вручную, а потом еще и заполнить полученные бланки. Гость при этом будет ожидать у стойки, что нервирует его и вызывает сомнения в уровне сервиса гостиницы.

Эту проблему решат особые настройки сервиса автоматизации работы гостиницы 一 шаблоны, которые можно настроить по требованиям отеля, и документы, которые формируются по бронированию.

Как понять, с кем из партнеров продолжать работать

Чтобы узнать, с кем из партнеров продолжать сотрудничество, а кто не приносит прибыли вашему отелю, нужно провести сравнительный анализ. Использовать для этого свод данных удобнее и быстрее, чем вручную собирать информацию из разных файлов, складывать и умножать.

Если вы используете средства автоматизации гостиничных процессов, то можете просто выгрузить нужные данные за нужный период 一 оперативно, без ошибок в подсчетах и влияния человеческого фактора.

Например, в некоторых системах можно сформировать отчет по партнерам, который поможет проанализировать и понять:

• сколько комнатоночей «прожили» гости от разных контрагентов за год и по какой стоимости;
• кто из контрагентов принес больше прибыли;
• сходится ли реальный результат по каждому партнеру с планом.

Отчет поможет провести переговоры о планах на будущий год в сравнении с прошедшим и принять решение, повышать или снижать тариф для данного партнера в новом периоде.

Найдите в предновогоднем ажиотаже время подумать о развитии своего отеля 一автоматизируйте рутинные операции, это повысит уровень сервиса и доход. Персонал сможет больше внимания уделить комфорту каждого гостя, а вы 一 успеете поставить продуманные цели на будущий год.