Электронный документооборот в работе отелей: почему нужно начать внедрять уже сегодня

Электронный документооборот предоставляет компании те же возможности, что и бумажный, но позволяет значительно выиграть в эффективности. Вместо ручной подписи вы ставите электронную, вам не нужно идти на почту или заказывать курьерскую доставку — для отправки документа достаточно нажать на кнопку. Быстрее происходит обмен документами с поставщиками услуг, клиентами — юридическими лицами и партнерами, если отель работает по агентской схеме. Сокращаются расходы на печать, доставку и хранение бумажных документов. По сравнению с почтовой пересылкой отправка пакета электронных документов обходится в 5–7 раз дешевле. Все больше компаний уходят от бумажных носителей: только через систему Контур.Диадок в первом квартале передано 78 млн документов, а это на 29 % больше, чем в прошлом году.

Инструкция, как отелю перейти на ЭДО

Чтобы начать работать в системе электронного документооборота, понадобится квалифицированная электронная подпись (КЭП). Скорее всего, она уже есть у вашего бухгалтера, если вы сдаете отчетность через интернет. КЭП нужно приобрести каждому сотруднику, который будет подписывать документы, остальные смогут войти в систему по логину и паролю.

Выберите способ работы с электронными документами — через веб-интерфейс или интеграционное решение. В первом случае подключиться получится быстрее всего, вы просто войдете в сервис из браузера. Если захотите работать с электронными документами в привычной учетной системе, сервис ЭДО можно встроить в нее. Это даст больше возможностей для автоматической обработки документов.

Электронный документооборот — процесс как минимум двусторонний, поэтому важно оповестить своих контрагентов о переходе на ЭДО. Тем, кто уже использует ЭДО, отправьте приглашения в сервисе. Это похоже на добавление в друзья в соцсетях. Остальным контрагентам можете позвонить или написать письмо с предложением присоединиться к цифровому обмену документами.

Также завтра, 15 июля, в 10:00 руководитель агентства отельного и санаторного маркетинга DigitalWIll Сергей Скорбенко на своей странице в Фейсбуке поделится опытом о том, как они переходят на ЭДО. Прямой эфир, возможность задать вопросы и поучаствовать в обсуждении. Подключайтесь и узнайте:

• Зачем переходить на ЭДО.
• Проблемы, с которыми столкнулись внутри компании.
• Сложности на стороне отелей и как мы помогаем их решить.
• Организация доступов и фильтрация сообщений.
• Ускорение работы с ЭДО.