Организация онлайн-мероприятий в гостеприимстве: подводные камни

Сентябрь 7, 2020
Фото: vc.ru
Этот год для большинства ивент-служб стал годом переоценки собственного опыта и новым вызовом.

Те, кто успел сориентироваться в изменившемся мире и перестроиться, с успехом адаптировался и разработал новые подходы к организации событий. УК «Русский дом» в этом сезоне предложил гостям целую линейку новых продуктов – мероприятий в онлайн-формате, среди которых есть даже свадьба онлайн!

"Вообще в формате онлайн можно организовать любое событие – конференцию, свадьбу, презентацию, обучающий семинар, мастер-класс и даже музыкальный концерт. В любом случае, в ходе подготовки мероприятия предстоит пройти следующие этапы", – говорит ивент-менеджер УК «Русский дом» Ирина Феофилактова:

1. Подготовительный
На котором прописывается план мероприятия, пишется сценарий, определяется тайминг и устанавливаются четкие правила его проведения.
2. Технический
На основе сценария мероприятия составляется технический райдер, просчитывается бюджет и подбирается команда для реализации всех идей.
3. Продвижение и продажи
Если мы проводим коммерческое мероприятие, без его рекламы и продажи билетов не обойтись.
4. Этап теста (или вводный этап)
Накануне мероприятия проводится общий сбор команды, проводится репетиция, тестируется техника, члены команды знакомятся между собой, настраиваются на нужный лад, происходит общая координация, которая позволяет быть уверенными, что в нужный день, в точно назначенное время все участники смогут без проблем подключиться к мероприятию.
5. Этап воплощения
Собственно, проведение самого мероприятия.
6. Этап получения обратной связи от участников и гостей
Пост-пиар по факту проведения мероприятия – публикация постов в соцсетях или статей, фоторепортажей в СМИ и так далее.

 

Какие вам могут потребоваться инструменты?

  • В первую очередь, это технические инструменты, без которых онлайн-событие не получится: подходящая площадка с возможностью грамотно расположить ведущих, технику, реквизит. Затем обязательно хороший кана для связи – высокоскоростной интернет, работающий без сбоев видео-сервис (к примеру, ставший популярным Zoom), производительный компьютер с разъемами для подключения экранов, хорошим модулем беспроводной связи, видео камерой, один или несколько микрофонов, колонки, микшерский пульт и так далее – в зависимости от программы и наполнения мероприятия. Для более «живой» картинки привлекаются видеооператоры, которые ведут оперативную съемку мероприятия с разных ракурсов, показывают гостей крупным планом, отслеживают все самые интересные и живые моменты.
  • Нет хорошего мероприятия без качественных творческих инструментов, а, точнее, творческой команды – сценариста, артистов, ведущего, спикера, модератора, лектора, а также хорошо подобранного видео-контента и звукового ряда.
  • Физические инструменты: даже если мероприятие проходит в онлайн-формат, всегда можно предварительно организовать доставку участникам обучающих материалов, наборов для мастер-классов, а, если это торжественное мероприятие – блюд и напитков из ресторана, тем самым удивив гостей и увеличив доход с мероприятия.

 

Что можно посоветовать тем, кто собирается организовать событие в режиме онлайн?

  • Очень важным становится выбор качественного технического подрядчика, чтобы в назначенный час все работало безупречно и технические сбои не омрачили торжество.
  • Не ленитесь подобрать интересный видео-контент, так как на одинокую говорящую голову смотреть долго не интересно – надо систематически менять и разнообразить картинку.
  • Обязательно используйте интерактив и вовлекайте зрителей в действие! Они – не просто зрители, но и активные участники, которые способны украсить праздник.
  • Если ваше мероприятие предполагает обратную связь, формат Q&A, просто необходимо его четко модерировать, чтоб вопросы или ответы слушателей не накладывались друг на друга, а тайминг мероприятия не «поплыл».

Онлайн-мероприятия – это тот формат, в который уже сейчас переходит большое количество обучающих мероприятий и презентаций, и в будущем он вполне может стать преобладающим, сама жизнь подталкивает нас к этому. Даже на тех событиях, которые традиционно происходят в физическом мире, все чаще используются онлайн- и медиа технологии.

На свадьбах устраиваются телемосты, на конференциях выступают спикеры из разных городов, на презентациях планетарного масштаба компании представляют свои продукты одновременно всем жителям Земли. Так что как можно быстрее осваивайте онлайн-инструменты и технологии, чтобы не остаться на обочине ивент-прогресса!

Материал уже оценили 0 гостей на:
0
0
Другие оценили статью на 0* из 5. А ваше мнение?