Необходимые документы в отеле: чек-лист

Июль 24, 2024

Эксклюзив WT

Екатерина Шандыбина

Директор ООО «Уральская Гостиничная Компания» Екатерина Шандыбина делится с нашими читателями списком документов, который должен быть в любом отеле для полноценного функционирования с соблюдением требований всех законов.

Это касается не только городских отелей, но и загородных объектов: баз отдыха, пансионатов, туристических баз.

Документы в отеле:

Правоустанавливающие документы: Свидетельство о гос. регистрации, Устав, решение
Свидетельство о постановке на налоговый учет предприятия. ОКВЭД 55.10 – гостиничные услуги
Копия уведомления о начале предпринимательской деятельности в Роспотребнадзор (подается через Госуслуги)
Если проводилось строительство, перепланировка или реконструкция здания - документы, разрешающие данное действие
Свидетельство о классификации
Договор с ФМС и МВД о постановке на учет иностранных и граждан РФ
Договор с Росгвардией (тревожная кнопка, охрана)
Акт категорирования и паспорт безопасности (если 1,2 или 3 категория)
Договор на установку и обслуживание системы оповещения о пожаре с лицензированными организациями (копии лицензий предъявляются пожарному инспектору при проверке)
Независимая оценка пожарных рисков/пожарный аудит
Корочки о прохождении обучения по охране труда
Корочки о прохождения обучения по пожарному минимуму
Корочки о прохождении обучения по гражданской обороне
Приказ - определение должностных лиц, ответственных за антитеррористическую защищенность гостиницы и ее потенциально опасных участков (критических элементов)
Документ, подтверждающий покупку и регистрацию в финансовой службе ККМ, онлайн-кассы
Лицензионный договор с РАО и ВОИС (если планируете включать музыку в общественных местах – ресторан, холл и пр.)
Программа производственного контроля на отель, ресторан, спа-центр
Согласования, договоры и акты на проверку и обслуживание всех вент каналов и кондиционеров
Договор и акты на дератизацию, дезинфекцию, дезинсекцию
Договор на периодические медосмотры сотрудников гостиницы, на обучение санминимуму
Действующие санкнижки горничных, администраторов, официантов и прочих сотрудников, контактирующих с гостями
Договоры на всех контрагентов, услуги которых предлагаются гостям
Договор, сертификат, лицензия (при необходимости), счет и акт о поставке, на каждого поставщика (моющие средства, продукты, вода и пр.)
Договор с прачечными на стирку, если нет своей прачечной. + на камерную дезинфекцию (матрасов, подушек)
Договор с коммунальными службами на оказание коммунальных услуг
Договор с водоканалом на слив сточных вод
Договор на вывоз ТБО с актами
Должностные инструкции для каждой должности
Шаблоны документов для трудоустройства: заявление о приеме на работу, трудовой договор/договор подряда, договор о материальной ответственности, договор о неразглашении персональных данных (гостей и сотрудников)
Всевозможные памятки и инструкции для сотрудников: Инструкция о действиях при пожаре – в дневное и ночное время, памятка по действиям персонала при ЧС, инструкция по действиям персонала отеля при угрозе совершения террористического акта
Стандарты обслуживания для каждого подразделения
Журналы: журнал учета проверок с отметками проверяющих органов, журнал учета проверок пожарных датчиков, журнал осмотра первичных средств пожаротушения, журнал учета огнетушителей, журнал по технике безопасности и охране труда, журнал по гражданской обороне и пр.
Правила проживания в отеле
Шаблон договора с гостем/регистрационной карты