Удаленная работа для турагентов: вызовы и эффективные решения

Август 29, 2024

Колонка эксперта

Ашот Григорян, генеральный директор разработчика цифровых платежных решений LIFE PAY

Мобильность – это сила турагентов. Офис, требующий постоянной привязки к месту и каждодневного присутствия, постепенно уходит в прошлое.

Сегодня турагенты часто работают удаленно, путешествуя вместе с клиентами и исследуя новые маршруты. Даже те, у кого есть точки продаж, принимают часть заявок на туры онлайн. О том, как организовать работу туристического офиса удаленно, соответствуя лучшим управленческим практикам и требованиям законодательства, и какие проблемы могут возникнуть на этом пути, расскажет Ашот Григорян, генеральный директор разработчика цифровых платежных решений LIFE PAY.

Преимущества удаленной работы для турагентов

Туристический бизнес уверенно движется в сторону диджитализации и удаленных форматов работы, что делает его более доступным и удобным для современных путешественников. Физические офисы становятся, скорее, дополнительным инструментом для обслуживания клиентов, которые предпочитают личную встречу. Но в современном мире ключевым становится не место, а качество услуг и способность адаптироваться к потребностям клиента.

Гибкость и мобильность – ключевые преимущества современных турагентов. Благодаря возможности работать из любого места, где есть доступ в интернет, они могут находиться ближе к своим клиентам и оперативно реагировать на их запросы. Это значительно улучшает качество обслуживания и создает больше доверия в отношениях между агентом и клиентом.

Как выстроить работу тур-офиса удаленно

Не секрет, что удаленная работа требует дополнительной дисциплины и четкой организации бизнес-процессов. Вот несколько советов, которые позволят всегда держать руку на пульсе и поддерживать четкий операционный ритм.

Четкие KPI

В условиях удаленной работы эффективность турагентства напрямую зависит от организации рабочего процесса и четкости установленных целей. Одним из ключевых аспектов успешной работы являются ясные ключевые показатели эффективности (KPI) и регламенты.

Четкие метрики позволят вам оценить эффективность работы и увеличить мотивацию турагентов. Ну а глобально — организовать стратегическое управление, ведь с помощью KPI руководство может оперативно корректировать планы и стратегии, основываясь на текущих результатах работы.

Всегда на связи

В турагентстве, где команда работает удаленно, важно обеспечить постоянную связи и регулярные встречи. Это имеет решающее значение для эффективного выполнения задач.

Используйте современные коммуникационные платформы — интеграция Google Meets, Microsoft Teams или Zoom, а также общие чаты и группы позволят сотрудникам быстро обмениваться сообщениями, делать видеозвонки и делиться документами. Важно установить чёткие часы работы для каждого члена команды и обсудить правила доступности. Это поможет избежать недопонимания и обеспечит, что у каждого будет возможность получить информацию в нужное время.

Сильная корпоративная культура и мотивация

Еще одна «вечная» истина – сильная корпоративная культура как основа успешной работы любого бизнеса, особенно в турагентстве, где работа происходит в удалённом формате. И корпоративный дух вполне можно поддерживать в онлайн-формате. Для начала определите ценности, которым вы следуете в работе, обсудите их сотрудниками и периодически возвращайтесь к ним. Хорошая идея привязать какие-то корпоративные награды и мероприятий именно к этой ценностной основе.

Основываясь на миссии и ценностях, стройте виртуальные команды, ведь тимбилдинг в онлайн-режиме тоже никто не отменял. Проводите проводите еженедельные или регулярные онлайн-встречи, чтобы обсудить успехи и достижения команды, это способствует развитию как личных, так и профессиональных навыков. Отмечайте не только общие результаты, но и индивидуальный вклад каждого сотрудника. Используйте встречи как платформу для поощрения успешных сотрудников.

Впрочем, работа с командой это лишь одно из «крыльев», которые нужны для того, чтобы полет вашего бизнеса всегда был стабильным. Второе «крыло» — это грамотное управление процессами и те технологические вызовы, от правильного решения которых зависит прозрачность, управляемость и структурность бизнеса. Их я бы и хотел обсудить во второй части этой колонки.

Вызовы и решения

Проблема 1: Разрозненность систем и эффективность управления удаленным бизнесом

В разных бизнес-системах легко потеряться. Турагенты вынуждены использовать разные каналы связи и сервисы, что приводит к ошибкам и потере времени. В итоге возникают риски путаницы, дублирования, излишнего запараллеливания бизнес-процессов.

Решение: Используйте специальные CRM-системы для туристического бизнеса. Они дают возможность автоматизировать процессы в «одном окне». Уже готовое решение позволяет объединить все процессы на базе одной программы, интегрируя общение с клиентами, бронирование, оплату и аналитические функции.

Предприниматели выделяют целый ряд преимуществ современных CRM-систем. Это и ведение переговоров с клиентом через интернет, проведение сделок онлайн, возможность интеграции с другими системами, подключение облачной онлайн-кассы, понятный интерфейс и многое другое.

Управление процессами лучше структурируется в личном кабинете CRM-систем. В нем собраны все необходимые инструменты: прием заявок от клиентов, создание и отправка онлайн-счетов, заключение договоров, фискализация и прием платежей, а также бронирование туров.

А CRM-системы, разработанные с функцией контроля за выполнением задач и осуществлением продаж, помогут организовать работу команды. Они обеспечивают уведомления о сроках выполнения задач, позволяют отслеживать прогресс сотрудников, обобщают данные о продажах.

CRM-системы предоставляют возможность создания отчетов в реальном времени, что дает вам возможность сразу реагировать на возникающие проблемы или повышать эффективность работы.

Проблема 2: Фискализация и прием оплат

Работая удаленно, важно соответствовать требованиям ФЗ-54 «О применение контрольно-кассовой техники», чтобы клиент получал чек в электронном виде. Где бы турагент не работал, информация о кассовых транзакциях должна поступать в налоговую, а клиент должен получать после оплаты чек в электронном виде. Иначе на турагентство могут наложить штраф.

Турагенты боятся, что не смогут работать с кассой удаленно, поэтому откладывают поездки или нарушают требования — выписывают чеки через несколько дней после оплаты. Просто не все знают, что не обязательно брать с собой в другой город или страну физическую кассу, достаточно подключиться к облачному сервису.

Решение: Облачные онлайн-кассы позволяют фискализировать продажи удаленно, предоставляя электронные чеки и соблюдая законодательство. Благодаря этим кассам, у компании есть личный кабинет, который позволяет удаленно отслеживать транзакции и деятельность сотрудников. Облачная касса поможет вести все расчеты четко и прозрачно, соответствуя требованиями законодательства.

Также ее можно взять в аренду с помесячной оплатой или почековым тарифом, а все данные будут находиться в Центре обработки данных (ЦОД), кассу не нужно возить с собой, она доступна удаленно. После проведения оплаты клиент получает электронный чек в виде SMS или на электронную почту.

Проблема 3: Высокие комиссии за эквайринг

Есть и еще одна проблема, связанная с диджитализацией бизнес-процессов – это комиссии за интернет-эквайринг, которые снижают рентабельность и несут дополнительные затраты. Особенно важно снизить эту нагрузку в туристическом бизнесе, где рентабельность и так невысока.

Решение: Использование Системы быстрых платежей (СБП) с низкими комиссиями и быстрым зачислением средств на счет – это хороший способ оплаты, который позволяет снизить затраты на комиссии за переводы.

СБП предлагает несколько преимуществ по сравнению с интернет-эквайрингом. Комиссия здесь ниже, чем при его использовании.

Например, средняя комиссия по эквайрингу варьируется от 1,5% до 2,5%, тогда как по СБП составляет 0,7%, но не превышает 1 500 рублей. Средства зачисляются на счет в тот же день. Это особенно важно, поскольку после подтверждения тура необходимо быстро перевести оплату оператору. В отличие от эквайринга, оплата поступит в любой день недели, включая выходные. А платежную ссылку можно отправить клиенту непосредственно через мессенджер, что позволяет обходиться без наличия сайта.

Надеюсь, несколько моих советов позволят вашему удаленному туристическому бизнесу сохранить гибкость и мобильность, при этом не теряя в эффективности и прозрачности.