Почему весна — самое выгодное время для проведения конференций, семинаров и съездов

Проведение деловых мероприятий — это не только взаимодействие с целевой аудиторией, но и возможность представить свои товары и услуги широкому кругу заинтересованных лиц. Каждому бизнесу для достижения успеха необходимо правильно выстраивать коммуникации с внешней и внутренней аудиторией. Отличным инструментом для этого является проведение бизнес-встреч, конференций, семинаров, презентаций или съездов. Любое корпоративное мероприятие в очном формате влияет на то, как вашу компанию будут воспринимать потребители товаров или услуг, коллеги, партнеры и органы государственной власти. Именно поэтому деловые события должны проводиться исключительно профессионалами. Это залог высокой репутации.

Практически все ограничения, введенные в Москве и области из-за ситуации с коронавирусом, сняты. С 22 января в Москве возобновилось проведение зрелищных, развлекательных и других массовых мероприятий. Столица и Подмосковье возвращаются к обычной жизни.

Почему весна — самое выгодное время для проведения деловых мероприятий?

1. Проводить корпоративные мероприятия выгоднее в межсезонье, в так называемый “низкий сезон” (с осени до весны).

2. Зал для мероприятий можно арендовать по выгодной цене, так как весной деловые события проводят редко — уровень конкуренции за клиента мероприятий высокий.

3. Скидки и акции, которые отели используют как конкурентное преимущество в борьбе за гостя. В весеннее время действуют пакетные предложения на проведение мероприятий.

4. Весной погодные условия позволяют проводить большинство мероприятий на свежем воздухе. Например, тимбилдинг — это активный формат тренингов, направленный на улучшение навыков работы в команде, личностного развития, формирования лидерства. На таких тренингах участникам ставят разнообразные задачи, которые они должны решить путем командных логических и физических действий. Отличными площадками для них являются преимущественно загородные объекты.

Деловые события обычно проводят в низкие туристические сезоны. Бизнес-туристы выравнивают загрузку объекта в низкий сезон, когда обычных туристов очень мало.

К тому же, деловые туристы — преимущественно люди с высоким достатком, которые могут потратить за день пребывания в городе в несколько раз больше, чем обычные туристы. И помните, что довольные участники бизнес-событий могут вернуться в город с друзьями или семьями уже в качестве туристов.

Бизнес-события, как правило, проходят в ноябре, феврале, марте. Так, в сфере туризма создаются постоянные рабочие места и привлекается дополнительный сегмент квалифицированных специалистов — переводчики, топ-менеджеры.

Деловое мероприятие — это вопрос дней, недель и даже месяцев. Узнайте, что нужно учитывать, подбирая зал для проведения такого события, ответив на следующие вопросы:

• выбранный зал достаточно большой для того, чтобы вместить всех участников и необходимое оборудование?
• есть ли в помещении подходящее под ваши требования освещение и вентиляция?
• этот зал изолирован от внешних вмешательств, других мероприятий, которые могут проходить одновременно?
• имеющаяся в зале мебель достаточно функциональна и удобна для мероприятия определенной продолжительности?
• выбранное помещение будет свободным в нужное вам время?

После определения места проведения мероприятия зал необходимо соответствующим образом подготовить. В зависимости от того, какого типа деловое событие вы планируете проводить, необходимо будет:

• проверить, имеет ли выбранное помещение достаточное количество столов и стульев, которые расставлены в соответствии с целью и типом мероприятия;
• обеспечить наличие бумаги, ручек и карандашей для присутствующих;
• в случае, когда участники мероприятия не знакомы друг с другом или малознакомые, поставить на столах, перед соответствующими стульями, карточки с именами присутствующих;
• обеспечить наличие необходимых технических средств, а также проверить их исправность;
• позаботиться о наличии прохладительных напитков, кофе, чая и легких закусок для участников. При необходимости обеспечить проживание и питание участников, приехавших из других городов, регионов.

Перечисленные пункты надо обработать еще до события, чтобы избежать траты ресурсов во время самого мероприятия.

Банкет после мероприятия: нужен ли?

Если учитывать позицию впечатлений участников и возможность организовать неформальное общение, банкет после мероприятия необходимо провести. Но весь вопрос исключительно в вашем бюджете на мероприятие. Кофе-брейк в перерывах обязателен, его можно организовать, воспользовавшись ресторанным сервисом.

1. Банкеты заказывают для торжественных поводов или встречи важных персон. Гости рассаживаются за столами. Все блюда подают официанты: закуски, салаты, горячие блюда, десерты.

2. Кофе-брейк можно проводить на любых площадках. Он нужен там, где участники события долго находились во внимании (после каждых 2,5-3 часов). Подают безалкогольные напитки, чай, кофе и легкие закуски. Предусмотрев кофе-брейк, компания показывает заботу о своих гостях.

3. Фуршет заказывают для участников симпозиумов, съездов, конференций и презентаций. Цель: неформально пообщаться и перекусить. Популярные фуршетные блюда: нарезки, канапе, тарталетки и рулетики с начинками.

Важная деталь: главный критерий успешности — это создание позитивной атмосферы делового общения между участниками мероприятия. Именно в такой атмосфере возникают новые и укрепляются старые связи, достигаются необходимые договоренности, подписываются контракты, появляются новые возможности, решаются наболевшие вопросы.