Если в пандемийный 2020 год глубина бронирования MICE-событий сократилась от 3-6 месяцев до 2 недель, то к 2024 году наиболее часто этот показатель можно увидеть на отметке 4-5 месяцев.
Период времени между отправкой MICE-заявки и стартом мероприятия может быть разный в том или ином случае, но от его размера зависит:
- комфорт всех участников организационного процесса,
- возможность подбора вариантов поставщиков event-услуг,
- возможность фиксации цен на услуги подрядчиков,
- гарантии бронирования дат в календаре топовых ведущих и артистов,
- и в целом выполнение MICE-заявки точно в соответствии с тех. заданием.
Глубина бронирования от 9 месяцев до года
Адекватна для новогодних корпоративных событий. Здесь главный фактор – это «горячая дата».
Абсолютно все компании в стране пытаются организовать праздник в один и тот же период – конечно, это создает колоссальную загрузку event-сферы. И для любых мероприятий, предполагающих большое количество участников, особенно из разных регионов: например, встречи дивизионов, старт цикловых конференций, масштабные обучения и презентации продукции.
Однако далеко не все компании могут похвастаться таким широким горизонтом планирования: в 2023-2024 гг. он всё же имеет тенденцию к сокращению.
Глубина бронирования от 3 до 8 месяцев
Если мероприятие уникальное, не являющееся типовым из цепочки подобных событий, то заявку на его организацию лучше отправлять в MICE-агентство минимум за 3 месяца до предполагаемой даты.
При этом важно работать в диалоге с MICE-специалистами: клиент должен учесть корпоративные особенности своей компании, а опытный сотрудник MICE, со своей стороны, может подсказать встречные нюансы принимающей страны или выбранной площадки.
Например, если есть задача организовать в марте деловое мероприятие в Китае, то над ним нужно начать работать еще в январе, т.к. в феврале большинство китайских организаций не работают, а отмечают Китайский Новый год. Опять же если в характере компании-заказчика есть традиция долгого празднования отечественного Нового года и Рождества – надо учесть и это, и еще сдвинуть сроки.
Глубина бронирования от недели до 2 месяцев
Срочные заявки на проведение MICE-мероприятий – с глубиной бронирования около недели – имеют место в каждом деловом сезоне и их появления не избежать, как не избежать стремительно меняющихся обстоятельств в мире.
В текущем 2024 году количество срочных MICE-заявок внушительное – примерно 40% от общей массы.
Малая глубина бронирования наиболее уместна при организации мероприятий:
- во-первых, рассчитанных на группу участников до 50 человек,
- во-вторых, состоящих из небольшого набора компонентов: например, только площадки и питания для гостей, без сложной логистики, проживания и культурной программы.
Также срочные MICE-заявки часто встречаются при организации типовых событий, повторяющихся у конкретного заказчика регулярно.
В этом случае с наибольшей долей вероятности всё пройдет успешно, т.к. у MICE-специалиста уже есть «готовый шаблон» создания мероприятия и пул подрядчиков, гарантированно подходящий для данного клиента.
Читайте также:
- Необходимые документы в отеле: чек-лист
- Артем Подашов: «Успешный отельный бизнес — это прежде всего, предельное внимание к персоналу»
- 6 мифов об информационной безопасности для отеля
- Александр Шолохов: «Законопроект об объектах культурного наследия направлен на снятие лишних бюрократических ограничений»
Больше эксклюзивных материалов и экспертных мнений >>>
