Отель «Novotel Санкт-Петербург Центр» сокращает расходы на ИТ в 2 раза после перехода с иностранного ПО на «1С»

«Novotel Санкт-Петербург Центр» автоматизирует управление финансами, бюджетирование и учет в ресторане с помощью «1С». Синхронизировано формирование МСФО для управляющей компании Accor и отчетность для контролирующих органов в РФ. Программное обеспечение «1С» заменило иностранную систему «iScala». 

ИТ расходы филиала международной сети отелей сократились в два раза. Подготовка ежемесячного отчета для штаб-квартиры занимает один рабочий день вместо четырех. Операции по реализации блюд ресторана ускорились на 25%.

Отель «Novotel Санкт-Петербург Центр» является частью французской гостиничной сети, входящей в состав международной группы Accor. Петербургский Novotel включает 233 номера, ресторан, лобби-бар и 9 конференц-залов. Отель предлагает гостям услуги полноценного питания, визовой поддержки, индивидуальных и групповых экскурсий, аренды авто. В работе отеля задействовано 126 сотрудников. Ежедневно персонал документирует 100+ финансовых и торговых операций. Количество документов, оформляемых за месяц, переваливает за 10 тысяч.

Унаследованная ИТ-система отеля имела иностранного поставщика и обслуживалась специалистами, которые не могли подключаться к программному обеспечению дистанционно. Отчет оборотно-сальдовой ведомости не отражал конкретные операции. Проводки по каждому затратному счету приходилось собирать из разных документов. Поэтому подготовка отчета по стандарту МСФО для штаб-квартиры во Франции становилась большой трудозатратой, занимающей до 4-х дней работы специалиста, ведь документ отражает операции отеля по финансам, продажам, закупкам, HR, маркетингу. «Novotel Санкт-Петербург Центр» также ведет отчетность по стандартам российского законодательства. Отчетность по МСФО предоставляется пятого числа ежемесячно. А по российским нормам документы за предыдущий месяц могут поступать и учитываться уже после этой даты. Создать подобную схему учета в унаследованной системе было невозможно.

Руководство желало исключить срывы сроков подачи документов в налоговые органы и в головной офис сети, избавиться от их ручного формирования. Помимо этого, требовалось пересмотреть работу с расхождениями между теоретическими и фактическими остатками ресторана, чтобы ежемесячная инвентаризация отражала реальную картину по продукции и ее себестоимости. Для достижения целей компании требовалась система, которая отражает выручку и затраты по всей деятельности отеля: от гостиничного комплекса до общепита.

В качестве программных продуктов были выбраны «1С:Бухгалтерия 8 КОРП», «1С: Зарплата и Управление Персоналом 8» и «1С-Рарус: Управление рестораном». Они позволяли собирать и обрабатывать финансовые операции с необходимой степенью детализации, исключая зависимость компании от импортного ПО с труднодоступными специалистами. 

Партнером по внедрению стала команда РАУ АйТи. Прежде чем приступить к переходу на «1С», петербургский филиал Novotel прошел обучение. Во время переноса данных техническая поддержка отеля оказывалась круглосуточно. В ходе проекта отель предоставлял требуемую отчетность без нарушений по срокам и ошибок. Проект перехода «Novotel Санкт-Петербург Центр» на «1С» стал одним из первых среди подобных кейсов сети Novotel в России.

Итоги проекта

«1С» активно используют 18 пользователей. В их числе главный бухгалтер, финансовый директор и контролер, внутренний аудитор и менеджер по закупкам, руководитель отдела продаж, и ИТ менеджер, кассиры. Через программы 1С учитывается вся выручка и затраты по отделениям отеля, производится подготовка информации для использования в корпоративных инструментах, созданных сетью Accor. Переход на российское ПО обезопасил данных по внутренним бизнес-процессам и открыл возможность обновления программ для устранения ошибок системы.

Компания избавилась от зависимости в специалистах, обслуживающих унаследованную систему. Расходы на обслуживание ИТ-инфраструктуры снизились в 2 раза. В случае ошибок ПО отель получает быстрый отклик и поддержку ИТ специалистов. Количество компаний, которые могут оказывать поддержку, выросло.

В системе 1С отражаются данные по реализации блюд ресторана. Каждое блюдо имеет карточку, в которую включены ингредиенты для его приготовления. Карточки привязываются к проданным блюдам, что формирует их себестоимость. Настроена система устранения расхождений между теоретическими и фактическими остатками ресторана. Ежедневное списание продуктов проходит на 25% быстрее, при инвентаризации не возникает разниц, вызванных ошибочным списанием продуктов. 

Исключены риски срыва сроков подачи отчетности. Появилась возможность исправлять ошибки в документах еще незакрытого периода. Синхронизировано формирование отчета о прибыли и убытках компании в разрезе статей затрат по МСФО для управляющей компании Accor и налоговая отчетность для контролирующих органов в РФ. Документы, поступающие в российскую базу, перегружаются в информационную базу для МСФО с учетом в новом месяце, как и требует франшизодатель. Оборотно-сальдовая ведомость имеет детализацию до проводок с конкретным контрагентом из единого отчета. 

Сократились трудозатраты на ручные переносы данных из унаследованных систем. Подготовка отчета для штаб-квартиры занимает один день вместо четырех. Данные, первично введенные в «1С-Рарус: Управление рестораном» или в «1С:Бухгалтерия 8 КОРП» автоматически подготавливаются под стандарт отчетности МСФО.