Вероника Левшина / отель «Звездный»: об экономии времени в условиях высокой загрузки с Logus HMS
За последующие годы Отель «Звездный» динамично развивался:
- 2014 год – введение в эксплуатацию ресторана на круглосуточную работу, лобби-бара, открытого бассейна с детской зоной;
- 2015 год – открытие подземного паркинга;
- 2016 год – строительство Гриль-бара у бассейна, где можно отведать блюда по гриль-меню и поля для мини-гольфа;
- 2017 год запуск виллы с 7 спальнями, отдельной территорий и собственным бассейном;
- 2018 год – Гастро-бар «Библиотека» с эксклюзивным стилизованным интерьером и бильярдом распахнул свои двери на новогодних праздниках;
- лето 2018 года – реконструкция Пляжного комплекса и открытие ресто-бара «Звездная веранда», где можно провести теплые летние вечера с видом на закаты;
- осенью 2018 года был открыт фитнес клуб «Orange Fitness» с залами для групповых и индивидуальных тренировок и спортивным плавательным бассейном, банный комплекс Wellness & SPA «Zvezdny» и студия красоты Beauty & SPA.
При таком увеличении количества услуг требовалось обновление и автоматизированной системы управления для Отеля «Звездный». Основными критериями выбора были:
- соотношение цена/качество;
- объединение всех служб Отеля в единую систему;
- возможность идти в ногу со временем путем подключения внешних сервисов, появляющихся на рынке гостиничного бизнеса.
В условиях высокой загрузки функционал автоматизированной системы управления Отелем позволяет экономить время решения задач, что в условиях высокой конкуренции дает дополнительные плюсы в пользу оценки Отеля Гостями.
При детальном изучении Logus HMS было обращено внимание на некоторые функциональные возможности программы, которые позволяют снизить ошибки персонала и повысить качество сервиса:
- использование мобильного приложения для горничных позволяет оперативно передавать информацию о готовности номеров к стыковочным заездам горничными, когда в check-in-time каждая минута на счету;
- руководителю отслеживать время, затрачиваемое на выполнение задач сотрудниками технической службы;
- мобильное приложение для начисления услуг позволило не передавать информацию о стоимости по телефону и избежать неточности данных;
- бронирование ранних заездов и поздних выездов без перебронирования или простоя номеров;
- стыковка с другими внешними сервисами, например, с сервисом по сканированию, распознаванию данных паспорта и занесению их в Logus HMS автоматически.
При переходе на Logus HMS удалось автоматизировать многие рабочие процессы, что помогло персоналу Отеля «Звездный» сберечь драгоценное время, которое они могут уделить Гостям.
Была выполнена автоматизация следующих процессов:
- на этапе бронирования очень важно донести до Гостя всю необходимую информацию и ответить на возникшие вопросы. Автоматическая отправка подтверждения Гостю в момент бронирования номера и отправка уведомления об оплате в значительной степени сократило время, затрачиваемое на обработку одной заявки;
- на этапе заезда в Отель автоматическое распознавание данных паспорта при сканировании позволило ускорить введение данных Гостя с 2,5 минут до 40 секунд, что позволило сократить общее время заезда, снизить количество ошибок, но при этом соблюсти все формальности – подпись в заполненной регистрационной карте, правилах проживания и пользования дополнительными услугами;
- введение в программу всех сотрудников хозяйственной службы позволило не только эффективно распределять нагрузку, но и вести учет выполненной работы;
- заведение групповой заявки с внесением специальных цен, просчетом дополнительных услуг (кофе-брейки, обеды, ужины, аренда конференц-зала), оформление в заранее утвержденный шаблон документа с прописанными условиями работы с группами является дополнительным конкурентным преимуществом на рынке гостиничных услуг.
Большим плюсом при работе с Logus HMS является быстрота реакции сотрудников технической службы на запрашиваемые изменения по адаптации программы под специфику работы Отеля. Так по запросу было изменено местонахождение атрибута курортного сбора. Ранее он находился в профайле Гостя и это приводило к путанице, если Гость приезжал несколько раз в месяц и имел разные сроки проживания. Поэтому атрибут курортного сбора был перенесен непосредственно в Бронь Гостя.
Следующие изменения, которые нам хотелось бы внести:
- это изменение местонахождения ГЕО-кода. Сейчас он находится в Брони. Но если Гости, проживающие в одном номере, из разных регионов, то выставить ГЕО-код на каждого Гостя нет возможности. Это приводит к некорректным статистическим данным по регионам.
- возможность синхронизации с CRM. При звонке Гостя CRM система будет распознавать его номер телефона и, если он есть в базе, выводить на экран ФИО, историю проживаний и предпочтения. Это будет настоящий wow-эффект, когда при звонке в Отель Гостя приветствуют сразу же по Имени и Отчеству и предлагают услуги в соответствии с его предпочтениями.
Logus HMS прогрессивный и динамично развивающийся программный продукт. На данном этапе развития Отеля был получен весь необходимый функционал для работы, который сократил время реакции на запросы Гостей, обработку заявок и лишнюю коммуникацию между службами. Но мы останавливаться не намерены. Спустя непродолжительное время, отведенное на адаптацию сотрудников к новой программе, мы сможем расширить наши возможности и освоить новый функционал, предлагаемый Logus HMS:
- введение системы лояльности, которая позволит изучать предпочтения Гостей и предлагать им нужные услуги;
- подключение чат-ботов, которые дадут возможность виртуального общения с Гостем;
- использование динамического ценообразования для быстрого реагирования на изменения загрузки.
