Техники групповой работы. Фасилитация или как проводить стратегические сессии
Рано или поздно, каждая компания однажды сталкивается с кризисной ситуацией, и гостиничный бизнес не исключение. Загрузка низкая, клиенты выбирают другие отели, как следствие, прибыль падает, а персонал уходит туда, где положение более стабильное.
В кризисной ситуации сложно винить только менеджмент или собственника. Весь коллектив отеля должен быть мотивирован на успех и работать как одна команда.
Ошибка руководства может быть только в одном — вовремя не отреагировать на разгорающийся кризис. При первых симптомах нужно брать ситуацию в руки и обращаться к специалистам, которые помогут правильно замотивировать персонал и укрепить команду.
Зачем обращаться к специалисту? Вы же обращаетесь к доктору при недомогании, а не прибегаете к самолечению. И в нашем случае лучше будет позвать эксперта, который со стороны увидит те моменты, на которые вы просто не обращаете внимание, и даст свои рекомендации.
Итак, мы честно признались себе, что назревает кризис и ситуация кажется безнадежной. На самом деле, нет.
Очень эффективным методом для обсуждения и проработки проблем в компании является техника фасилитации. Фасилитация, от английского слова facilitate «помогать, облегчать, способствовать» — стиль управления работы в группе таким образом, чтобы, не навязывая своего мнения, дать высказаться каждому, и организовать коллективное обсуждение. Фасилитатор — тренер, владеющий методиками эффективной работы с группой.
На тренинг приглашаются все члены коллектива, независимо от должности. Это первый плюс — услышать мнения самых разных отделов и понять, что думают сотрудники на разных уровнях, бывает очень полезно для руководства. Возможность высказаться, быть услышанным — мощный стимул для рождения креативных мыслей и нестандартный решений. К тому же различные отделы разобщены, редко общаются и не пересекаются даже по рабочим моментам. Повод собраться всем коллективом для решения важных вопросов, поговорить, поспорить, узнать друг друга лучше — прекрасная возможность для объединения персонала и командного подхода к решению проблем.
Техника фасилитации построена таким образом, что система вопросов для стимуляции общения, обсуждение и оценка разных мнений, работа в мини группах — позволяет добиться раскрытия потенциала каждого сотрудника, генерации прорывных идей и, как результат, рождения новой стратегии и плана преодоления кризисной ситуации, принятого совместным решением, одобренных каждым членом команды.
Очень важно не ошибиться с выбором эксперта. Опытный фасилитатор никогда не будет влиять на процесс принятия решения, не станет вмешиваться в работу группы или давать собственную оценку предложенным идеям.
Его задача — мягко, незаметно стимулировать обсуждение, выстраивать коммуникацию, направлять деятельность группы на генерацию предложений. Поэтому правильным решением будет пригласить эксперта со стороны для проведения тренинга. Не имея предпочтений или дружеских связей с кем-то в коллективе, приглашенный специалист будет относиться ко всем участникам ровно, выслушивать и принимать все идеи и выстраивать эффективную работу в группах.
Уже на первом этапе знакомства с командой становится ясно, кто является лидером и будет «тянуть одеяло на себя», а кто предпочтет «отсидеться в сторонке», и задача фасилитатора управлять процессом обсуждения так, чтобы каждый чувствовал, как ценится его мнение и как ждут его идей. Кстати, идеи принимаются к обсуждению все и приветствуются самые, казалось бы, безумные.
Очень часто именно «crazy ideas» становятся основой стратегии и прорывом к обновлению и перезагрузке в работе и команды, и компании.
Но это потом, а вначале предстоит кропотливая работа по выстраиванию индивидуального плана фасилитационной сессии для отеля.
Эксперт обсуждает с руководством задачи тренинга, какие проблемы хотим раскрыть и какие вопросы обсудить. Какие цели нам нужно достичь, что должно стать результатом сессии.
На основании полученных данных разрабатывается план и выбираются методики фасилитации.
Сессия должна быть интересной, увлекать и приносить удовольствие участникам, иначе мы не добьёмся желаемого результата. У сотрудников не должно быть ощущения, что их оценивают, они не должны бояться высказываться.
Поэтому руководству обычно рекомендуется также принять участие в сессии и стать рядовым игроком. Очень важно, чтобы любой сотрудник почувствовал себя частью команды и старался для общей победы.
Эксперту необходимо стимулировать чувство азарта, одобрять идеи и поощрять инициативы сотрудников. Поддерживать игру и желание выиграть.
В конце сессии, когда группы представили и защитили свои стратегии, у команд возникает чувство эйфории, потому что приходит осознание, что проблемы, казавшиеся неразрешимыми, оказывается, самостоятельно можно преодолеть. Вот же он, план к действию.
На этом моменте очень важно закрепить произведенный эффект и желание справится с проблемами. Необходимо назначить ответственных по каждому пункту плана, распределить обязанности и установить сроки реализации. Иначе план так и останется просто набором слов и цифр на бумаге.
И хотя это уже вне зоны ответственности эксперта, давайте будем доводить всё до победного конца и реализовывать идеи, рожденные фасилитацией для преодоления кризиса и новых побед.
