С чего начать автоматизацию отеля: 5 первых шагов

Август 12, 2020
ИТ технологии развиваются очень быстро, появляются революционные технологии, такие как AI (искусственный интеллект), ML (машинное обучение), различные API и множество PMS, отельерам иногда трудно понять для чего нужен конкретный продукт, что он может дать и какие между ними отличия. Для этого мы подготовили полезную статью «5 первых шагов по автоматизации отеля».

Прежде чем копать глубже, давайте попробуем понять основы.

 

Что такое система управления объектом размещения?

Проще говоря, система управления объектом размещения представляет собой базу данных, в которой содержится информация о наличии номеров в отеле, тарифах, гостях.

Это система, в которой создаются брони, вносится информация о дополнительных услугах для гостей, хранятся предпочтения, ведутся расчеты с гостями, и которая упорядочивает операции по работе с гостем. Именно эта система является ядром всей IT инфраструктуры и должна уметь общаться со всей IT экосистемой объекта, а также, например, с online системами дистрибуции, системами учета гостей госорганов и т.п.

Эта система подразумевает наличие мощного аналитического модуля, позволяющего понять как текущее состояние бизнеса в сравнение с прошлыми периодами, так и прогнозировать динамику в будущем и предпринимать все необходимые действия для коррекции его траектории.

 

Зачем вам нужна система управления объектом размещения?

Конечно, определение системы управления объектом размещения, данное выше – обобщенное. Перед собственником каждого объекта стоит вопрос зачем нужна эта система, почему именно она и какие важные задачи должна решать система именно для этого объекта.

Некоторым объектам, особенно совсем маленьким, достаточно иметь функцию бронирования в так называемой «шахматке» и возможность стыковки channel manager, обеспечивающим интеграцию с глобальными каналами продаж, например, такими как Booking.com, Expedia и прочие.

Другим уже важно наличие функционала работы с группами, апартаментами или койко-местами как в хостелах. Санаториям, например, важно иметь функционал не только по работе с койко-местами, но и со всей путевочной атрибутикой – это и тарифы в днях, а не ночах, и множество различных «пакетов» с процедурами и лечением, и глубокая стыковка с медицинской программой. Для отелей, заточенных на event, важно иметь функционал для мероприятий.

Подавляющему большинству, помимо перечисленных выше функций важно, чтобы система могла дать анализ по многим параметрам, то есть важен отчетный блок, в котором будет представлена информация для анализа деятельности как различных отделов, так и всего объекта целиком. Информация, благодаря которой можно понять насколько эффективной была реклама по привлечению гостей, определить сегмент, да и вообще понять «портрет» своего гостя, чтобы выстроить уже дальнейшие действия по взаимодействию с ним, проанализировать какие услуги ему ещё можно предложить и ввести их в продажу и многое другое.

Кто-то активно работает с динамическим ценообразованием, придумывает программы лояльности для гостей. У кого-то много контрактов с туристическими агентствами и для них важно, чтобы турагент работал в рамках своей квоты и своих договорных тарифов, и не дергал постоянно менеджера в отделе продаж с заявками на создание или аннуляцию броней, а самостоятельно вносил необходимые изменения в рамках своей квоты. А кто-то, в наше время «карантинов» и прочих социальных ограничений, смотрит в сторону функционала по self check in (самостоятельной регистрации) или голосового помощника в отделе продаж отеля, который способен даже дать команду на создание брони.

Таким образом, PMS решает задачи по автоматизации ежедневных операций по обслуживанию индивидуальных гостей и групп, управлению тарифами и номерным фондом, проведению кассовых операций, взаимодействию с туристическими компаниями и контрагентами. Аналитический блок или попросту отчеты и модуль управления доходами позволяют средствам размещения проводить глубокий анализ своей работы и выстраивать политику продаж, нацеленную на увеличение дохода. В быстро развивающейся индустрии гостеприимства отели сталкиваются с проблемой обеспечения индивидуального обслуживания гостей при ведении прибыльного гостиничного бизнеса. Используя эффективное PMS решение, отельеры получают возможность предоставлять гостям необходимое обслуживание, при этом имея возможность управлять бизнесом без ограничений.

Как упоминалось ранее, на рынке доступно множество решений PMS. Поскольку каждый продукт предлагает различные функции и преимущества, важно выбрать подходящий для вашего отеля.

 

Пять первых шагов по автоматизации отеля

1. Убедить директора или собственника
Если вы наемный сотрудник, но не принимаете решений по выделению бюджета, то первое и самое важное – это убедить ЛПР (лицо, принимающее решение), что объекту нужна PMS. Существует много причин почему могут сказать, что ничего не нужно, но самые главные причины связаны с вопросами: «А сколько стоит?», «Что получим от внедрения PMS?», «Чем плоха наша существующая PMS?». Главное – понимать какие задачи хотите решить с помощью автоматизации или с помощью смены одной системы на другую. Понимать, что вложения в PMS – не затраты, а инвестиции, повышающие капитализацию бизнеса и способные окупиться в течение короткого срока.
2. Учитывайте ваши особые требования
При выборе программного обеспечения для управления отелем первым делом необходимо провести оценку требований и потребностей. Важно расставить приоритеты для различных операций, функций, партнеров по сбыту и процессов. Это поможет вам сравнить желаемые функции и преимущества программного обеспечения.
3. Составьте четкий бюджет
Прежде чем выбрать систему управления отелем, важно поработать с финансовой командой, чтобы составить четкий бюджет. Большинство отельеров учитывают только цену продукта, что в итоге может иметь неприятные последствия. И функционал уже уходит на второй план. Также необходимо учитывать затраты, связанные с инфраструктурой, настройкой, обучением и обслуживанием. Важно понимать, что не бывает профессиональных систем с множеством интересного функционала по цене «облачных» продуктов. Нужно вообще сравнивать между собой равнозначные по функционалу системы.
4. Определитесь с подрядчиком
Выбирая поставщика по внедрению PMS на объекте размещения, вы не просто ставите софт, а выбираете себе бизнес-партнера в лице ее поставщика на долгие годы. Необходимо тщательно изучить рынок, историю компаний-поставщиков (количество клиентов, наличие службы поддержки, возможность какой-либо разработки дополнительного или уникального функционала и отчетов), пообщаться с коллегами, которые пользуются различными системами, почитать отзывы в профильных группах в соцсетях.
5. Наличие клиентской поддержки и послепродажное обслуживание
И последнее, но не менее важное — вам нужно подумать о программном обеспечении, которое предлагает качественную поддержку клиентов. В случае возникновения проблемы, а это неизбежно с любым программным обеспечением, должны иметь возможность оперативно связаться со службой поддержки, получить ответы на вопросы, при необходимости заказать дополнительное обучение или разработку, а также оперативно получать новые версии программного продукта, который соответствует всем необходимым нормам и законодательству РФ.

Точка зрения автора данной статьи в разделе "Мнения", может не совпадать с мнением редакции.
Материал уже оценили 4 гостя на:
3.75
3.8
Другие оценили статью на 3.8* из 5. А ваше мнение?