Приход в компанию трудового инспектора редко вызывает положительные эмоции. В основном проверка не заканчивается ничем хорошим. Поэтому отельерам необходимо хотя бы в общих чертах понимать какие бывают проверки трудовой инспекции и общие правила подготовки к визитам трудового инспектора.
В настоящий момент все плановые проверки ГИТ проходят с применением риск-ориентированного подхода. В формулы и расчеты погружаться не будем, просто отмечу, что большинство отелей попадают в категорию низкого риска и плановым проверкам не подвержены. Однако если на вас пожаловались за задержку зарплаты и жалоба подтвердилась или был несчастный случай – ждите в следующем году плановую проверку.
Гораздо чаще отели попадают под внеплановые проверки ГИТ. Внеплановые проверки могут быть вызваны жалобами работников и граждан о нарушении их трудовых прав. ГИТ придет так же если поступит информация из СМИ или госорганов о том, что права работников могут быть нарушены. О внеплановой проверке вас известят минимум за 24 часа или могут вообще провести проверку без предупреждения, как правило, это касается жалоб, связанных с выплатой заработной платы.
Если проверка не связана с несчастным случаем или с массовой жалобой ваших работников, то скорее всего проверка будет документарной. Инспектор запросит пакет документов, при этом документы должны касаться только предмета проверки. Запрашивать документы не относящиеся к цели проверки инспектор не имеет права.
Так что же делать, если звонит инспектор и извещает вас о назначенной проверке. Я бы рекомендовал обратиться к профессионалам – компаниям, специализирующимся на кадровом аудите. Они оперативно проверят состояние кадрового делопроизводства и охраны труда и помогут минимизировать риски. Однако, если бюджет лимитирован, то нужно самому привести всю документацию в порядок и подготовить запрашиваемые инспектором документы.
На что же нужно обратить особое внимание:
- трудовые договора. Убедитесь, что все обязательные требования в договорах указаны, а необходимые доп. соглашения подписаны;
- договора ГПХ. Необходимо проверить договора на предмет возможности признания их трудовыми. Если это произойдет – вас ждут огромные штрафы;
- штатное расписание. Частый источник штрафов за разные оклады у одинаковых должностей;
- индексацию заработной платы. Должен быть разработан локальный акт, который регламентирует индексацию заработной платы у вас в компании;
- графики отпусков. Они должны быть, и должны быть утверждены в соответствии с требованиями законодательства. Кроме того, не забывайте уведомлять работников о предстоящих отпусках;
- специальная оценка условий труда (СОУТ). Она должна быть проведена. В ближайшее время СОУТ будет на особом контроле трудовой инспекции;
- локальные нормативные акты. В положении по оплате труда должны быть указаны точные даты выплаты заработной платы;
- инструктажи и обучение по охране труда. Должно вестись постоянно и все необходимые журналы, и удостоверения должны быть в наличии.
Так же необходимо, если вы это еще не сделали, документально снять с руководителя ответственность за ведение кадрового учета и возложить обязанности по кадровому делопроизводству на менеджера или администратора.
