Организация мероприятий в отеле: как это устроено? Кейс

Сентябрь 17, 2019
Спикер: Евгений Коваленко, директор по развитию компании MMG Agency. Общий опыт работы в сфере маркетинга и организации мероприятий – 15 лет. Организация мероприятий федерального масштаба, реализация event-проектов для крупных компаний, работающих на автомобильном рынке.

Агентство или специалист в штате?

Когда встает вопрос организации событийного мероприятия, у отеля есть два варианта: доверить мероприятие агентству или же заняться им самостоятельно. Мы можем рассказать об организации мероприятия силами агентства, так как выступаем в роли приглашенных организаторов.

Агентства хороши тем, что являются профессионалами в сфере организации мероприятий и могут реализовать проект с любым запросом и концепцией. База подрядчиков, налаженные партнерские связи с артистами и ведущими, варианты активностей под любой бюджет – это то, что обязательно предоставит компания-организатор. Более того, многие артисты работают напрямую только при условии 100% предоплаты. Агентство же может предоставить возможность оформления рассрочки на 2-3 месяца. Важно понимать, что, приглашая агентство, вы получаете группу профессионалов, основной работой которых является организация мероприятий. Например, в нашей компании над одним проектом работают менеджеры отдела событийного маркетинга, аккаунт-менеджер, специалисты по дизайну и отдел спонсорства и интеграций. Таким образом, каждый специалист занят своей задачей и отрабатывает её на все 100%.

Работа событийного менеджера – это не только организация самой красивой части мероприятия – праздника, но также и большая работа по организации процесса.

Недостаточно просто придумать праздник и пригласить артистов, необходимо обеспечить их всем необходимым, прописать тайминг и свести все процессы воедино, чтобы все работало как единый механизм, без сбоев и ошибок. Поэтому даже если у вас есть отдельный специалист по организации мероприятий в штате, работа агентства будет хорошей помощью в организации события.

 

Взаимодействие с отелем

Есть несколько вариантов взаимодействия агентства с отелем в контексте организации мероприятия. В первом – гостиница является клиентом, а во втором – подрядчиком, предоставляющим площадку. Оба варианта так или иначе выгодны для отеля и могут привести дополнительный трафик.

 

Отель – подрядчик

В этом случае event-агентство представляет интересы заказчика, а отель предоставляет место для проведения события.

В портфолио нашего агентства множество примеров организации мероприятия различного формата в отелях. Одно из последних событий – презентация нового автомобиля BMW X7 для дилерского центра BMW компании АВТОДОМ в загородном отеле TSAR PALACE LUXURY Hotel & Spa. MMG Agency первым организовало мероприятие на территории новой гостиницы в Пушкине. Событийное агентство всегда ищет площадку, которая соответствует концепции и формату события. В данном случае, отель являлся местом, подчеркивающим сюжетную линию мероприятия и преимущества автомобиля премиум-класса. Событие проходило в формате тест-драйва и насчитывало более 150 гостей.

Преимущество подобных мероприятий для отеля заключается в привлечении аудитории, которая потенциально может стать лояльными клиентами гостиницы. Приехавшие гости так или иначе знакомятся с местом проведения события и составляют свое мнение об отеле. Презентация премиального автомобиля на площадке TSAR PALACE LUXURY Hotel & Spa способствовала привлечению в гостиницу качественной целевой аудитории и продвижению отеля посредством активности в социальных сетях партнеров мероприятия. Кроме того, TSAR PALACE LUXURY Hotel & Spa таким образом продвинулся в event-среде как площадка для проведения крупных мероприятий.

Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии
Презентация BMW X7 и 7 серии

 

Отель – организатор события

Праздники в отелях – это отличный повод провести время с друзьями и семьей. Сменить обстановку, насладиться выходными и родным городом, забыть о бытовых сложностях, получить новые впечатления и эмоции.

Часто отели разрабатывают комплексное предложение, которое включает в себя проживание, посещение праздничного ужина и развлекательную программу. Подобные предложения из года в год привлекают гостей насыщенной, проработанной программой развлечений и активностей.

Агентство MMG разрабатывало и проводило серию новогодних мероприятий в рамках этого формата для отеля «Новый Петергоф». Мероприятие проходило для гостей двух банкетных залов и включало в себя развлекательную программу, детскую интерактивную зону и праздничную дискотеку в рамках концепции «Жара». Концепция мероприятия позволила гостям окунуться в красочный и завораживающий мир жаркой экзотики. Сыграть мелодию на африканских барабанах, станцевать под кубинские мотивы и отправится в невероятное путешествие по самым жарким странам мира. На протяжении всего вечера аниматоры в костюмах героев популярных мультфильмов развлекали ребят разными конкурсами и активностями. И, конечно, в конце мероприятия всех маленьких гостей поздравили Дед Мороз и Снегурочка. В финале вечера все гости загадали желания, запуская в небо воздушные шары.

Как результат: мероприятие привело в «Новый Петергоф» новых, лояльных гостей за счёт проработанной программы новогодних развлечений и активностей.

Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»
Новогодняя ночь в отеле «Новый Петергоф»

 

Секреты успешного мероприятия в отеле

Сочетание яркой концепции и безупречного сервиса – залог успешного мероприятия.

 

Какие перспективы мероприятий в отеле?

Если раньше в отелях делали только деловые конференции и личные события (свадьбы, дни рождения), то сейчас появилась другая тенденция – организовывать в гостиницах мероприятия для брендов. Результат такой коллаборации – взаимовыгодное сотрудничество между отелем и брендом, аудитория которого приглашена на площадку проведения мероприятия.

Другой тренд – организация клиентских мероприятий для крупных компаний и брендов. Как правило, сотрудничество с отелем в данном контексте – это прежде всего обслуживание наивысшего класса и помощь в организации события.

Мы с удовольствием работаем с сетями отелей, так как зачастую они имеют свои стандарты обслуживания и всегда поддерживают высокий уровень сервиса, что предоставляет дополнительную уверенность в партнере.

Также, хочется отметить, что любой гостиничный комплекс, как правило, предоставляет массу возможностей для времяпрепровождения. Спа, рестораны, спортивные активности, комфортабельные конференц-залы проживание именно это привлекает дополнительное внимание к мероприятию.

Точка зрения автора данной статьи в разделе "Мнения", может не совпадать с мнением редакции.
Материал уже оценили 3 гостя на:
5
5
Другие оценили статью на 5* из 5. А ваше мнение?
author-photo