На этапе строительства гостиницы, во время ее ремонта или обновления возникает необходимость создать конференц-зону – пространство с большим залом для проведения конференций, тренингов, семинаров, лекций или концертов.
Часть такой конференц-зоны ‒ переговорные комнаты, которые меньше по площади и функциональности.
Большая и правильно оформленная конференц-зона положительно влияет на привлечение бизнес-аудитории в отель, увеличивая заполняемость номеров. Количество предоставляемых услуг увеличивается, и отель начинает зарабатывать больше, сдавая в аренду свои площади.
Проектирование и оборудование конференц-залов – серьёзная инвестиция, трудозатратный и дорогостоящий процесс. Современные и технологичные конференц-залы и переговорные комнаты представляют собой универсальные помещения с широким функционалом и большим набором оборудования. Поэтому важно соблюсти баланс между тенденциями в информационных технологиях» и финансами: ведь каждый вложенный в проект рубль — это дополнительный срок окупаемости для отеля.
Современные IT-технологии и тренды в оформлении залов и переговорных комнат
При проектировании таких сложных помещений, как переговорные комнаты и конференц-залы, важно знать тенденции на рынке аудиовизуальных проектов, чтобы помещение оставалось современным и функциональным в течение долгого срока. Маловероятно, чтобы спустя 2-3 года после обновления конференц-пространства управляющий отелем согласится заменить установленное там оборудование на более современное, потому что на этапе проектирования не были изучены и учтены потребности аудитории.
Как театр начинается с вешалки, так и конференц-пространство отеля начинается с системы онлайн-оповещения ‒ Digital Signage. Такая система нужна, если в отеле есть несколько конференц-залов и переговорных комнат и, как следствие, участникам проводимых мероприятий необходимо понимать, где проходит нужное именно им мероприятие. Полезная информация предлагается не в виде распечаток на бумаге формата А4 со стрелочками-указателями, а на табло с расписанием мероприятий, повесткой дня, новостной строкой, курсами валют и прочими деловыми новостями. Такие мониторы не только значительно упрощают навигацию, но и повышают эффективность персонала гостиницы. Сотрудники отеля будут заниматься своими должностными обязанностями, а не направлять посетителей в нужный конференц-зал. Обновление информации происходит в течение 3-5 минут для всех задействованных мониторов системы онлайн-оповещения.
В настоящее время все большую популярность приобретают видеостены в качестве основного средства отображения информации. Независимо от задачи, будь то показ презентации или рекламного контента, видеостена позволяет сделать это эффектно и эффективно за счет большого размера и высокого качества изображения. Для построения видеостены чаще всего используются тонкошовные LCD-дисплеи или LED-экраны.
Также очень часто в конференц-залах отелей используются проекционные технологии для отображения информации. Проектор позволяет обеспечить изображение большого размера с минимальными затратами, однако, чтобы изображение было ярким и насыщенным, может потребоваться затемнение помещения. Главным трендом в проекционных технологиях является переход на проекторы со светодиодными или лазерными источниками света вместо традиционных ламп, благодаря чему обслуживание такого проектора сводится к минимуму, так как срок службы таких источников на порядок выше.
Одна из последних технологий – беспроводные презентационные системы. С их помощью на экране могут демонстрироваться документы, видео и изображения из разных источников. Доступ к информации возможен из облачных систем, стационарного компьютера или ноутбука, смартфона или карты памяти. Администратор или спикер на мероприятии может управлять этими системами с мобильного телефона, интерактивного дисплея или системы управления.
При проектировании беспроводных презентационных систем инженерам и менеджерам проекта необходимо учитывать размер помещения и цели его использования. Эта информация поможет разработчикам и менеджерам по продажам предложить необходимое количество, размеры и тип камер, микрофонов и динамиков, а также остального оборудования.
Видеоконференцсвязь очень востребованная услуга в конференц-залах и переговорных комнатах.
Данная технология позволяет проводить переговоры с собеседниками, находящимися в другом месте, ‒ поэтому этот вид общения актуален и востребован. До недавнего времени из-за высокой стоимости оборудования отели предпочитали брать оборудование видеоконференцсвязи в аренду. Однако с появлением программных решений для видеоконференций оснастить конференц-зоны становится все более доступно, а высокий спрос на услугу позволяет достаточно быстро окупить инвестиции.
Благодаря программным решениям более доступной возможностью в организации конференций стал синхронный перевод выступлений. Традиционная организация синхронного перевода – это выдача слушателям специальных приемников, которые, во-первых, недешевы, а во-вторых, могут и не быть возвращены после мероприятия. Современные программные решения позволяют осуществлять прослушивание выступлений участников при помощи мобильных устройств (телефона или планшета).
Участники могут не только слушать каналы перевода, но и просматривать видеоконтент, участвовать в опросах, голосовать, получить доступ в чат, обмениваться файлами, а также получать доступ к другим возможностям в режиме онлайн. Спикер или организатор может вывести нужный контент на экран пользователя прямо со своего мобильного устройства, а не через флеш-карту, которая может быть внезапно потеряна или забыта.
Внедрение такого программного решения положительно сказывается на привлекательности конференц-пространства отеля для арендаторов.
Как запись события, так и его трансляция онлайн – востребованная клиентами услуга для расширения аудитории (например, за счет интернет-пользователей) или использования дополнительных возможностей (услуги участникам, которые не могут посетить мероприятие лично). Онлайн-трансляция возможна с опцией обратной связи от интернет-участников.
Базовый набор оборудования для конференц-зала отеля
Типовой набор оборудования, как правило, состоит из следующих систем:
- отображение информации (в зависимости от размера помещения это проектор с экраном, ЖК-дисплей или видеостена);
- звукового сопровождения (в базовой комплектации с ее помощью аудитория без усилий слышит выступления спикеров и медийный контент системы отображения, для чего используются микрофонные и акустические системы, подобранные по характеристике помещений);
- конференц-системы с возможностью синхронного перевода;
- аудио-, видеопротоколирования мероприятия;
- технологического телевидения;
- видеоконференцсвязи;
- мониторинга и управления комплексом;
- системы подключения оборудования клиента и посетителей мероприятия.
Дополнительно отель может предлагать системы концертного звука и света, отображения информации, озвучивания, видеоконференцсвязи, конференц-системы с синхронным переводом.
Как сэкономить бюджет на покупке оборудования и сохранить функциональность?
Приобретение и установка даже базового набора оборудования – затратный проект с исключительно высокой стоимостью. Высокую стоимость проекта можно рационально оптимизировать, если заменить часть оборудования на современные программные решения.
Примером может служить программно-аппаратное решение meet2b, которое позволяет провести полноценное мероприятие – конференцию или переговоры ‒ с использованием видеоконференцсвязи, передачей документов и обменом сообщениями, синхронным переводом, чатом или голосованием.
При установке meet2b отелю больше не нужно приобретать другое дорогостоящее оборудование, например пульты для голосования, приемники каналов синхронного перевода, дополнительные дисплеи. Пользователи могут подключаться при помощи смартфона, планшета или ноутбука.
Функционал meet2b даёт возможность создать и разместить на экранах информацию о мероприятии – программу, время, место встречи, а также загрузить все необходимые для работы документы в разных форматах. Мероприятие можно записать, а запись позже просмотреть или скачать на носитель. При использовании meet2b во время конференции ее участники могут голосовать и слушать каналы синхронного перевода (причем использовать собственные смартфоны!), а организаторы ‒ подключать к конференции до 500 удаленных видеоучастников.
Для использования meet2b не нужно устанавливать дополнительное ПО или скачивать мобильные приложения. Решение не требует проектирования и монтажа и при необходимости легко может интегрироваться с имеющимся оборудованием заказчика – системами отображения, звукоусиления, управления.
«Решение meet2b позволяет организовать полноценное совещание или конференцию в любом пространстве, ‒ комментирует Дмитрий Маркин, генеральный директор IP Video Systems ‒ разработчика решения. ‒ В зависимости от размера бизнеса и потребностей гостиничного комплекса можно пользоваться базовым или расширенным функционалом. Система очень гибкая в использовании, отвечает самым современным тенденциям на рынке мультимедиа, а ее установка поможет Заказчику сократить бюджет на закупку сложного оборудования, повысить прибыль за счет предоставления дополнительных услуг».
Собственная конференц-зона повышает имидж отеля и увеличивает стоимость номерного фонда, так как проводимые мероприятия увеличивают заполняемость. Часто доход от аренды конференц-зала превышает доход от сдачи номеров.
Как именно использовать конференц-зону, решать управляющему отелем. Это может быть конференц-зал, переговорные комнаты или многофункциональное помещение. Задача же интеграторов аудио-, видеосистем – предложить отелю оптимальное и комплексное решение, отвечающее потребностям заказчика.
