Цифровизируй это: что отелю 5* дает единая цифровая среда

Для гостя отель — это номер, тишина и ощущение, что все работает без усилий с его стороны.

Для управляющей команды — это десятки параллельных процессов, которые должны сходиться в одной точке и в одно время.

На примере питерского отеля Вавельберг разбираем, как формируется цифровая архитектура современного отеля: от анализа сменных процессов и точек риска до выбора экосистемной модели и интеграции с PMS-системами.

Почему набор отдельных сервисов усиливает зависимость от человеческого фактора, чем экосистема отличается от разрозненных сервисов и как цифровая среда влияет на устойчивость бизнеса?

Шаг за шагом

Гостиничный бизнес с круглосуточной эксплуатацией особенно чувствителен к качеству внутренних коммуникаций: важно, чтобы каждая смена точно передавала следующей актуальные задачи и статусы по гостям.

Сейчас в отеле Вавельберг, находящемся в историческом здании начала XX века в самом центре Санкт-Петербурга, располагается 79 номеров и сьютов, SPA-зона, рестораны и пространства для деловых и частных мероприятий. Его работу обеспечивают более 200 сотрудников.

Для любой гостиницы критичны три направления.

Во-первых, оперативная коммуникация между ресепшен, службой номерного фонда и технической службой.

Во-вторых, единая работа с документами — от инструкций и чек-листов до отчетов и кадровых форм.

В-третьих, планирование графиков дежурств и бронирований внутренних площадок, где пересечения приводят к прямым операционным рискам.

Долгое время эти процессы, как и во многих компаниях, были распределены между разными сервисами. После приостановки доступа к облачным сервисам со стороны Microsoft отель какое-то время рассматривал почтовую систему на базе Communigate Pro в облаке провайдера как альтернативное решение, но сотрудники столкнулись с трудностями при управлении сервисами. Было принято решение о глобальной цифровой перестройке.

Ключевыми критериями при выборе софта стали:

• независимость от зарубежных вендоров;
• обеспечение удобного и безопасного администрирования;
• наличие удобного и привычного, понятного интерфейса;
• единая платформа, которая может закрыть максимум задач.

Команда ИТ сознательно отказалась от сценария с собственной инфраструктурой и набором разрозненных продуктов.
Собственная почта и офисные сервисы потребовали бы существенных вложений в серверы, лицензии и штат поддержки, а набор разных решений усложнил бы администрирование и обучение персонала.

Внесезонная миграция

Перевод отеля на российское решение проходил поэтапно, благодаря чему удалось избежать критичных простоев почты и сбоев в ежедневной работе.

Проект реализовали собственные ИТ-специалисты отеля и партнера Яндекс 360 в лице «СиЭс ИТ»: первые — формулировали бизнес-требования и работали с пользователями, вторые — обеспечивали техническую миграцию и настройку сервисов.

Проект миграции включал:

• Аудит текущей почтовой системы и инвентаризацию ящиков
• Создание всех целевых пользовательских аккаунтов и назначение лицензий
• Конфигурацию настроек безопасности в Яндекс 360
• Миграцию данных
• Подготовку целевого аккаунта Яндекса и подключение доменов
• Создание целевых пользовательских объектов и групповых ящиков
• Разработку инструкций для администраторов и пользователей

Чего удалось добиться?

На сегодняшний день отель активно использует практически все сервисы, входящие в тариф «Основной» Яндекс 360 для бизнеса: корпоративная Почта, Диск, Календарь, Телемост, Мессенджер и др.

Благодаря тому, что таблицы бронирования SPA, ресторанов и внутренних площадок перевели в онлайн-формат с совместным редактированием, снизилось количество ошибок и пересечений в расписании. Кроме того, улучшилась сквозная коммуникация между сменами: информация о гостях, бронированиях и задачах стала меньше зависеть от человеческого фактора и смены устройства.

В перспективе отель планирует еще активнее использовать экосистему для оцифровки внутренних процессов. В дальнейшем планируется интеграция Яндекс 360 с популярными в гостиничном бизнесе PMS-системами (Property Management System).

Интересные статьи:

► «Портрет отельера»: Александр Давыдчик, генеральный менеджер отеля Radisson Blu Олимпийский, Москва
► Архыз как модель: почему Северный Кавказ становится новой точкой роста туризма
► Как россиянам бронировать отели за границей в 2026 году

Хотите больше актуальной и эксклюзивной информации?

Подписывайтесь на Телеграм канал ►

---