1. Цели и назначение бюджетирования
Бюджетирование – технология управления финансово-хозяйственной деятельностью гостиниц, включая процессы составления, согласования, принятия, утверждения, исполнения и корректировки бюджета.
Бюджетирование осуществляется в целях обеспечения своевременной подготовки и утверждения консолидированного годового бюджета гостиниц и соответствия показателей бюджетов стратегическим задачам, поставленным перед управляющими/владельческими компаниями и гостиницами.
2. Виды бюджетов (бюджет доходов, бюджет расходов, бюджет капитальных затрат, бюджет движения денежных средств, баланс)
- бюджет доходов и расходов (USALI, IFRS);
- бюджет движения денежных средств (прямым и косвенным методом);
- бюджет капитальных затрат.
3. Состав, структура бюджетов. ЦФО
Проект годового консолидированного бюджета Группы компаний разрабатывается на основе стратегии развития Гостиничного дивизиона и составляется по правилам формирования консолидированной отчетности по консолидируемым компаниям УК в соответствии с международными стандартами финансовой отчетности (IFRS).
В состав консолидированного бюджета гостиничного дивизиона входят:
- бюджеты прибылей/убытков (USALI, IFRS) компаний, входящих в Гостиничный дивизион;
- консолидированный бюджет прибылей/убытков;
- бюджеты движения денежных средств компаний, входящих в Гостиничный дивизион;
- консолидированный бюджет движения денежных средств;
- бюджеты капитальных затрат компаний, входящих в Гостиничный дивизион;
- консолидированный бюджет капитальных затрат;
- TDI и КПЭ на бюджетируемый период.
Проекты бюджетов компаний формируются на основании проектов бюджетов центров финансовой ответственности (центр доходов, центр затрат, центр инвестиций, центр прибыли) и разрабатываются в соответствии с заявками всех подразделений.
В бюджетные формы включаются ключевые показатели, которые являются основой для формирования проектов бюджетов и последующего контроля деятельности ЦФО.
Ключевые финансовые показатели:
- выручка;
- GOP;
- OIBDA;
- чистая прибыль.
Ключевые операционные показатели:
- RevPAR (выручка на доступный к продаже номер);
- ADR (средняя цена проданных номеров);
- средняя загрузка.
Финансовые нормативы/коэффициенты:
- GOP margin;
- OIBDA margin;
- долг/OIBDA;
- net Debt;
- инвестиционный CAPEX;
- поддерживающий CAPEX.
Состав контрольных показателей может быть расширен и/или изменен
1) Бюджетный регламент — стандартизация всех бюджетный процессов
Бюджетный регламент устанавливает порядок разработки, согласования и утверждения консолидированного бюджета, порядок пересмотра, корректировки, контроля исполнения, состав участников процесса бюджетного планирования, их роли и ответственность, а также взаимосвязь процесса бюджетного планирования с другими процессами управления Группы компаний, входящими в Гостиничный дивизион.
2) USALI – сущность системы, структура, принципы
Стандарты USALI — Uniform System of Accounts for the Lodging Industry — означает Унифицированная система отчетности для индустрии гостеприимства («Uniform System of Accounts for the Lodging Industry»), опубликованный American Hotel & Lodging Educational Institute (www.ahlei.org).
Управленческий учет в Гостиницах под управлением УК ведется по принципам, основанным на Стандартах USALI 11-е издание. Данный стандарт предполагает однозначную трактовку признания выручки и расходов в соответствующие статьи доходов и расходов в управленческом учете.
Сводный отчет об операционной деятельности состоит из:
1. Операционная выручка:
- Rooms (Номерной фонд)
- Food & Beverage (Еда и Напитки)
- Conference & Banqueting (Конференции и Банкеты)
- Other Operated Departments (Прочие операционные департаменты)
- Miscellaneous Income (Прочий доход)
2. Расходы операционных (распределяемых) департаментов:
- Rooms (Номерной фонд)
- Food & Beverage (Еда и Напитки)
- Other Operated Departments (Прочие операционные департаменты)
3. Расходы неоперационных (нераспределяемых) департаментов
- Administrative and General (Общие и Администрация)
- IT Systems (ИТ Системы)
- Sales and Marketing (Продажи и Маркетинг)
- Property Operations and Maintenance (Эксплуатация и Обслуживание)
- Utilities (Коммунальные расходы)
4. Валовая операционная прибыль (Gross Operating Profit, GOP)
5. Management Fees (Плата за управление)
6. Неоперационные доходы и расходы
- Non-Operating Income (Неоперационный Доход)
- Rent (Аренда)
- Property and Other Taxes (Имущественные и прочие налоги)
- Insurance (Страхование)
- CEO Management Fees (Плата за исполнение функции ЕИО)
- Owner`s Expenses (Расходы Владельца)
- Other Non-Operating Expenses (Прочие Неоперационные Расходы)
7. EBITDA (Прибыль до уплаты процентов, налогов и амортизации)
8. FF&E Reserve (Резерв на обновление МПиО)
9. EBITDA less FF&E Reserve (EBITDA после резерва на обновление МПиО)
Процесс бюджетирования (виды, участники, сроки, этапы)
Процесс бюджетирования подразумевает выполнение процедур планирования, учета, контроля, анализа и регулирования всех видов деятельности гостиниц с учетом балансирования доходов и расходов в течение бюджетного периода с целью обеспечения выполнения целей и задач, поставленных акционерами.
Участниками бюджетного процесса являются:
- Советы Директоров УК и ДЗК.
- Правление УК и ДЗК.
- Бюджетные комиссии УК и ДЗК.
- Менеджмент УК разных уровней управления.
- Менеджмент ДЗК, ответственный за подготовку бюджетов.
- КФИ управляющей компании.
№ п/п | Наименование Этапа/шага процесса | Подразделение/Должность | |
Ответственный | Участвует | ||
1 | Этап 1. Предоставление проектов годовых бюджетов Структурными подразделениями, ДЗК и Дивизионами | Руководитель Структурного подразделения УК, Руководитель ДЗК, Руководитель Дивизиона | Менеджмент, ответственный за подготовку бюджетов |
2 | Этап 2. Анализ и экспертиза проектов бюджетов профильными департаментами УК | Руководитель КФИ | Профильные подразделения УК |
3 | Этап 3. Подготовка инвестиционной программы Группы компаний | Руководитель КФИ | Руководители ДЗК, Руководители Дивизионов, КСР |
4 | Этап 4. Подготовка консолидированного бюджета Группы компаний | Руководитель КФИ | Менеджмент, ответственный за подготовку бюджетов |
5 | Этап 5. Рассмотрение проекта бюджета на Бюджетной комиссии УК | Председатель бюджетной комиссии | Члены Бюджетной комиссии Руководитель комплекса финансов и инвестиций |
6 | Этап 6. Разработка и направление рекомендаций по доработке проектов бюджетов | Руководитель КФИ | Руководители ДЗК, Руководители Дивизионов |
7 | Этап 7. Предоставление доработанных проектов годовых бюджетов | Руководитель Структурного подразделения УК, Руководитель ДЗК, Руководитель Дивизиона | Менеджмент, ответственный за подготовку бюджетов |
8 | Этап 8. Представление проекта бюджета в АФК «Система» для анализа и экспертизы | Президент Управляющей компании | Руководитель КФИ |
9 | Этап 9. Рассмотрение проекта консолидированного бюджета Бюджетной комиссией БЕ | Руководитель БЕ | Члены Бюджетной комиссии БЕ |
10 | Этап 10. Утверждение СД УК консолидированного бюджета Группы компаний | СД УК | Президент УК Руководитель КФИ |
11 | Этап 11. Рассмотрение и утверждение бюджетов на СД ДЗК | Руководители ДЗК | |
12 | Этап 12. Исполнение бюджета | Руководители Структурных подразделений УК, Руководители ДЗК, Руководители Дивизиона | |
13 | Этап 13. Контроль исполнения бюджета | Советы директоров ДЗК и УК | Комплекс финансов и инвестиций |
14 | Этап 14. Корректировка консолидированного бюджета Группы компаний | КФИ | Руководители Структурных подразделений УК, Руководители ДЗК, Руководители Дивизиона |