Алексей Пряслов: «7 шагов для успешной подготовки бюджета отеля на следующий год»

Welcome Times продолжает совместно с основателем HOMS Алексеем Прясловым серию авторских публикаций, посвященных современному финансовому управлению в гостиничном бизнесе.

В своей колонке эксперт показывает, как финансисту выйти за рамки подготовки отчетности и стать полноценным участником принятия управленческих решений.

В прошлой публикации Алексей Пряслов рассказал, как финансисту научиться мыслить рассказчиком: превращать данные в понятную управленческую историю, объяснять причины изменений и предлагать конкретные решения.

В сегодняшней колонке Алексей Пряслов объясняет, как вовлечь в процесс руководителей подразделений, научить их работать с финансовыми драйверами и превратить бюджет из формального набора цифр в рабочую дорожную карту, за выполнение которой отвечает вся управленческая команда.

Прежде чем отправиться в путешествие необходимо спланировать маршрут, понять какие препятствия вас ждут и как вы их будете преодолевать. Еще важно спланировать объем провианта, который необходимо взять с собой и определить промежуточные остановки. Только имея дорожную карту (подробный план) вы сможете добраться до конечной точки.

Бюджет отеля – это такая же дорожная карта действий, в которой должна быть определена конечная точка назначения (годовая операционная прибыль / EBITDA), методы как до этой точки назначения вы доберетесь и что по итогам получат все участники процесса (линейный персонал, топ-менеджмент и собственники).

Ниже мы собрали план из семи шагов, которые помогут вам подготовить дорожную карту отеля на 2027 год:

1. Оттолкнитесь от данных текущего года и сделайте первый прототип. В HOMS для этого есть ряд полезных инструментов:

• Прогноз до конца текущего года даст возможность уже в августе понимать примерные результаты всего года.
• Автоматический перенос данных текущего года на следующий год поможет мгновенно сформировать первый прототип бюджета.
• А версионность позволит создать реалистичный, оптимистичный и пессимистичный сценарий.

2. Обсудите полученный вариант бюджета с собственником. Это пока ни к чему не обязывает, но так вы сможете понять, есть ли особые ожидания владельца от отеля в следующем году.

3. У вас получился рабочий прототип. Теперь его должны изучить руководители служб. Им часто не очень комфортно работать с большим объемом цифр, поэтому научите их пользоваться драйверами – простыми денежными показателями, внесение которых позволяет вычислить зависимые значения автоматически. Это касается не только выручки номерного фонда, но и расходов на уборку номеров, комплектацию номеров, food cost, beverage cost и многих других. Драйверы дадут возможность руководителям служб уточнить имеющийся прототип, а тонкая настройка с шагом в 1% позволит увеличить показатели на прогнозируемую инфляцию.

4. Теперь наступает время первого бюджетного комитета. На нем руководители служб защищают свои цифры, а генеральный менеджер и финансовый контролер с ними спорят. На этом этапе стороны часто не приходят к консенсусу. И бюджет отправляется на доработку.

5. В процессе доработки у руководителей служб появляется уточненный прогноз до конца года и это является основой для уточнения плана на следующий год.

6. Так рождается вторая версия бюджета, которая снова выносится на бюджетный комитет. По итогам второго бюджетного комитета часто бюджет утверждается. Но это еще не все.

7. Необходимо пройти этап окончательного согласования с собственником. Учитывая тот факт, что видение собственника было заложено заранее, итоговое утверждение бюджета проходит обычно спокойно.

Вышеописанный подход к бюджетированию позволяет избежать множества ошибок, главная из которых – отсутствие вовлечения в процесс руководителей подразделений.

Чрезвычайно важно помнить, если руководители не участвовали в подготовке бюджета, они не будут чувствовать ответственность за цифры. Можно сказать, им все равно какой бюджет. Этого допускать нельзя.

А что дальше?

Утвержденный бюджет ежемесячно сравнивается с фактическими значениями. Так вы понимаете, движетесь ли вы в соответствии с утвержденной дорожной картой или необходимо корректировать маршрут.

И если отель достигнет пункта назначения и заработает желаемую прибыль, менеджмент получит бонус.

Интересные статьи:

► «Отель на практике»: работайте, а мы посмотрим…
► Самая дорогая жалоба - та, которую отель не получил: как выявлять скрытое недовольство гостей
► Гость без паспорта: что отель должен изменить до запуска заселения через МАКС

Хотите больше актуальной и эксклюзивной информации?

Подписывайтесь на Телеграм канал ►

---