Электронная почта в современном мире – это способ профессионального общения, который часто используют. Индустрия гостеприимства не исключение.
Электронная почта в современном мире – это способ профессионального общения, который часто используют. Индустрия гостеприимства не исключение. Независимо от того, считаете вы электронный ящик удобством или, напротив, напрасной потерей времени. Вы офис-менеджер или работаете в конференц-службе отеля, но ваш ящик видит много действий ежедневно.
Следуйте нашим 10 советам, чтобы каждое письмо отправлялось в соответствии с профессиональным этикетом и имело быстрый отклик.
Вы сейчас эмоциональны? Отойдите от клавиатуры. Письма, отправленные в эмоциональном, яростном состоянии, не принесут должного отклика. Отложите отправку писем, займитесь другими делами. Спустя время вернитесь к компьютеру с прохладной головой.
Пишите каждое письмо деловой переписки так, будто вас читает босс. Помните, что каждое отправленное письмо переправляется другому адресату одним нажатием соответствующей кнопки. Всегда показывайте свою лучшую сторону, а новую шутку или смешной смайл оставьте для личной переписки.
Пишите приветствие на основании ваших отношений с коллегами, выбирая из «Привет, Саша», «Дорогая Анна», «Добрый день, Петр Алексеевич». Стандартное «С уважением …», «Спасибо» в конце письма является логичным завершением вашего послания.
Используйте орфографическую проверку для каждого отправленного письма. Неловко, когда встречаются грамматические и орфографические ошибки – проверка является незаменимым помощником.
Отвечайте только на те письма, на которые действительно требуется ответ. Не ставьте «в копию» людей, не заинтересованных в вашем послании.
Если ваше письмо важное, требует немедленного ответа, используйте строку темы. Она привлекает внимание. Подумайте, что написать в этой строке, так как непрофессиональный подход отталкивает от прочтения. Старайтесь заполнять строку темы во всех письмах.
Избегайте использования крупного шрифта. Это создает впечатление, что вы злитесь, даже если вы пытаетесь что-то подчеркнуть. Для этих целей используйте жирный шрифт.
При получении письма не заставляйте долго ждать ответа от вас. Используйте свободное время во время дня, чтобы написать ответ. Ваши коллеги оценят вашу отзывчивость, а вы не упустите важное письмо. К концу рабочего дня писем для ответа набегает немало. Отвечайте всем равномерно. Иначе, оставив ответы на вечер, вы будете торопиться и допустите ошибки, от которых мы предостерегли вас только что.
