10 правил электронного этикета, которые соблюдает каждый профессионал

Июнь 4, 2018

Электронная почта в современном мире – это способ профессионального общения, который часто используют. Индустрия гостеприимства не исключение.


Электронная почта в современном мире – это способ профессионального общения, который часто используют. Индустрия гостеприимства не исключение. Независимо от того, считаете вы электронный ящик удобством или, напротив, напрасной потерей времени. Вы офис-менеджер или работаете в конференц-службе отеля, но ваш ящик видит много действий ежедневно.

Следуйте нашим 10 советам, чтобы каждое письмо отправлялось в соответствии с профессиональным этикетом и имело быстрый отклик.

1. Контролируйте свои чувства

Вы сейчас эмоциональны? Отойдите от клавиатуры. Письма, отправленные в эмоциональном, яростном состоянии, не принесут должного отклика. Отложите отправку писем, займитесь другими делами. Спустя время вернитесь к компьютеру с прохладной головой.

2. Проверьте письмо перед отправкой

Пишите каждое письмо деловой переписки так, будто вас читает босс. Помните, что каждое отправленное письмо переправляется другому адресату одним нажатием соответствующей кнопки. Всегда показывайте свою лучшую сторону, а новую шутку или смешной смайл оставьте для личной переписки.

3. Используйте приветствие и уважение в конце письма

Пишите приветствие на основании ваших отношений с коллегами, выбирая из «Привет, Саша», «Дорогая Анна», «Добрый день, Петр Алексеевич». Стандартное «С уважением …», «Спасибо» в конце письма является логичным завершением вашего послания.

4. Используйте орфографическую проверку

Используйте орфографическую проверку для каждого отправленного письма. Неловко, когда встречаются грамматические и орфографические ошибки – проверка является незаменимым помощником.

5. Ответ с умом

Отвечайте только на те письма, на которые действительно требуется ответ. Не ставьте «в копию» людей, не заинтересованных в вашем послании.

6. Не забывайте про строку «тема письма»

Если ваше письмо важное, требует немедленного ответа, используйте строку темы. Она привлекает внимание. Подумайте, что написать в этой строке, так как непрофессиональный подход отталкивает от прочтения. Старайтесь заполнять строку темы во всех письмах.

7. Краткость – сестра таланта
Краткость и прямота ценятся по достоинству. Используйте структуру абзацев для разделения идей, сокращайте предложения – важна ясность письма. Если в письме требуется действие, обязательно укажите на него в последней строке послания.
8. Не используйте Caps Lock

Избегайте использования крупного шрифта. Это создает впечатление, что вы злитесь, даже если вы пытаетесь что-то подчеркнуть. Для этих целей используйте жирный шрифт.

9. Объясните, что находится в приложенных к письму файлах
Ваше приложение к письму иногда загружается с ошибкой или не полностью. Всегда объясняйте, что находится в теле письма.
10. Своевременный ответ

При получении письма не заставляйте долго ждать ответа от вас. Используйте свободное время во время дня, чтобы написать ответ. Ваши коллеги оценят вашу отзывчивость, а вы не упустите важное письмо. К концу рабочего дня писем для ответа набегает немало. Отвечайте всем равномерно. Иначе, оставив ответы на вечер, вы будете торопиться и допустите ошибки, от которых мы предостерегли вас только что.

0 комментариев